Horas extra: estimar, pedir autorización y cobrar

Qué pasa cuando un ticket necesita más horas de las que quedan en la bolsa del mes, quién autoriza y cómo se cobra el tiempo real.

Actualizado el 14 de octubre de 2026

Si un proyecto tiene bolsa de horas mensual y un ticket necesita más de lo que queda, el equipo pide la autorización del cliente antes de empezar a trabajarlo. Así el cliente decide con el costo a la vista y queda constancia de su aceptación.

Antes de empezar#

• Tu plan debe incluir Autorización de horas extra y el proyecto debe tener contrato con Horas incluidas / mes y Tarifa hora extra (sin IVA). Se configura en la pestaña Contrato del proyecto: Contrato y consumo de horas de un proyecto.
• Pedir la autorización es del equipo (administrador y soporte). Autorizarla o rechazarla es del titular de la cuenta del cliente. Un administrador puede permitir que los demás usuarios de la cuenta también decidan activando Los usuarios de la cuenta también pueden autorizar horas extra en el contrato.

Cómo funciona para el equipo#

1. Al poner un ticket En progreso en un proyecto con bolsa, Iguala exige una estimación de horas (ver Registrar horas y fechas de entrega).
2. Si la estimación cabe en lo que queda del mes, no pasa nada más.
3. Si la excede, Iguala abre Solicitar autorización de horas extra (también puedes abrirlo con Solicitar en la tarjeta). Ahí ves cuánto Quedan en la bolsa, la Estimación y lo que queda Fuera de bolsa.
4. Ajusta las horas a autorizar, escribe una Explicación para el cliente (por qué toma más de lo que queda) y revisa el Total que verá el cliente, con IVA.
5. Pulsa Enviar al cliente.

Mientras la solicitud está pendiente, el ticket no se puede poner en progreso (Iguala avisa Esperando al cliente) y la tarjeta muestra Autorización pendiente. Si te equivocas, Cancelar solicitud la retira y puedes crear otra.

Cómo funciona para el cliente#

El titular de la cuenta ve en Tickets una sección Requieren tu autorización con cada solicitud pendiente, las horas extra y el total con IVA. Al abrir el ticket:

1. Revisa el desglose: horas por tarifa, IVA y total.
2. Pulsa Ver autorización / términos y condiciones para leer el texto exacto que aceptará.
3. Marca He leído y acepto autorizar estas horas extra y pulsa Autorizar; o pulsa Rechazar (puedes dejar un motivo opcional).

Iguala guarda quién autorizó, cuándo, desde qué dirección y dispositivo, y el texto aceptado, junto con la tarifa y el IVA de ese momento. Una autorización puede quedar Pendiente de autorización, Autorizada, Rechazada o Cancelada.

Si no eres titular y tu proveedor no te dio permiso, verás la solicitud pero no podrás decidir: «Solo el administrador de tu cuenta puede autorizarlas».

Tiempo real contra lo autorizado#

Lo que se cobra es el tiempo real trabajado fuera de la bolsa, a la tarifa que el cliente aceptó. No se bloquea el trabajo ni se pide una segunda autorización si el tiempo se pasa de lo estimado. En la tarjeta Tiempo real fuera de la bolsa se ve Autorizado, Real y Diferencia, con una frase que explica el motivo: tomó más de lo estimado, quedaba menos bolsa de la prevista, se usó menos de lo autorizado o hay tiempo sin autorización.

• Cuando el tiempo real supera lo autorizado, el cliente recibe un aviso (una sola vez). El ticket muestra Excedió lo autorizado al equipo y Superó las horas autorizadas al cliente.
• Al resolver el ticket, si el tiempo real difiere de lo autorizado, el cliente recibe un resumen.
• El equipo puede reenviar el aviso con Avisar al cliente (o Volver a avisar al cliente), que pide confirmación.

Quién ve los montos#

Las tarifas y los totales solo los ven administrador, finanzas, el titular de la cuenta y, si se delegó, los usuarios de la cuenta. Soporte ve las horas, pero no los costos. La tabla Horas extra del periodo de la pestaña Contrato usa las mismas cifras.

Si algo no sale#

• «El contrato no tiene tarifa de hora extra». Un administrador debe capturarla en el contrato antes de solicitar.
• No puedo poner el ticket en progreso. Falta la estimación, la autorización del cliente o la solicitud sigue pendiente.
• El cliente no ve el botón Autorizar. Solo el titular puede, o los usuarios de la cuenta si el contrato lo permite.